In line with the enforcement of the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”) in Malaysia, kindly take some time to read Whitman Independent Advisors Sdn Bhd’s Privacy Notice below.

Privacy Notice

Whitman Independent Advisors Sdn Bhd (“We” or “us” or “our”) is committed to protecting the personal data, provided by the (“you”), in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”). This policy (which may be amended or updated by us from time to time) seeks to outline how we intend to deliver all the rights and protections that you are entitled to under the PDPA. This policy is provided in English and Malay languages and should there be any conflict in meaning between the English and Malay language version, the English version shall prevail.

This Privacy Notice applies to these individuals whose personal data are collected and processed by us (“data subject”). For the purpose of this Privacy Notice, the term “personal data” has the meaning prescribed by the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”) as follows:

“Personal Data” means any information in respect of commercial transactions, which:

• is being processed wholly or partly by means of equipment operating automatically in response to instructions given for that purpose;
• is recorded with the intention that it should wholly or partly be processed by means of such equipment; or
• is recorded as part of relevant filing system or with the intention that it should form part of a relevant filing system,

that relates directly or indirectly to a data subject who is identified or identifiable from that information or from that and other information in the possession of a data user, including any sensitive personal data and expression of opinion about the data subject but does not include any information that is processed for the purpose of a credit reporting business carried on by a credit reporting agency under the credit Reporting Agencies Act 2010.

We are committed to maintain the confidentiality, security and integrity of the personal data supplied by you. In line with the Act, this Privacy Notice aims to highlight the manner we deal with your personal data and the choices available to you to access or limit our access to your personal data.

1) The types of personal data collected and processed by us may include information such as:

• Your name, nationality, date of birth, identity card/passport number, gender, resident status, marital status, address, contact number, email address, number of dependants, occupation details, income range, net worth, liability and source of fund/income;
• Your personal data from regulators and governmental agencies; and
• Such other relevant information which we may require in order to provide you with our services/products.

2) We collect your personal data for the following purposes:

• To assess your application for our services/products;
• The provision of services/products requested by you for facilitating daily operational processes;
• To keep you informed of new products or services offered by us or our related, associated or affiliated companies by way of marketing/advertisement/promotional materials, emails or calls;
• To comply with legal or regulatory requirements or as directed by regulatory or government bodies;
• For risk profiling and conducting money laundering and terrorism financing checks and other background checks;
• To create directories or database whether for publication or not;
• To attend to your enquiries and generally to enable resolution of a concern or complaint;
• For delivery of notices and statements; and
• For such other purposes that is incidental or ancillary or in furtherance to the above purposes.

(collectively “the Purposes”)

The personal data collected will be retained by us for the duration permitted/required under Malaysian law, which may extend to periods after termination of your contractual relationship with us.

3) We collect your personal data from various sources, including but not limited to:

• Information you have provided us;
• Information from third parties (such as your authorised representatives, your financial adviser, your agent, your bank, if funds are transferred to and from of your bank account); and
• Information in the public domain.

4) We maintain the security of your personal data as follows:

• We maintain adequate security control systems to safeguard the confidentiality and security of your personal data;
• Access to your personal data by our staff is strictly on a need-to-know basis; and
• Where we appoint third party service providers, agents or contractors to provide services to us, we ensure that these third parties observe similar security measures as adopted by us.

5) We may disclose your personal data to:

• Our directors, officers and dealer’s representatives for purposes relating to your application and use of our services/products;
• Our related, associated or affiliated companies;
• Regulatory bodies such as Bank Negara Malaysia, Securities Commission, Bursa Malaysia Securities Berhad, clearing house and other regulatory bodies which have oversight over us and our activities;
• Any third party service provider, agent or contractor who have been appointed by us to provide services to us whether in or outside Malaysia subject to sufficient security controls over the information;
• Our auditors, lawyers, consultants and other advisors;
• Parties authorised by you; and
• Any other party to whom such disclosure is required by law or regulatory requirement or pursuant to a Court order notwithstanding that any such persons may be outside Malaysia, for any of the above Purposes or any other purpose for which your personal data was to be disclosed at the time of its collection or any other purpose directly related to any of the above Purposes.

6) Your rights and choices

• You have the right to access and request for correction of your personal data which is inaccurate, incomplete or not updated.
• For the above purposes, please contact the personnel whose details are given in the contact information below. In accordance with the Act:-
  • we may charge a fee for processing your request for access; and
  • we may refuse to comply with your request for access or correction.
• If you do not wish to receive marketing/advertisement/promotional material from us, you have the right to request that we stop contacting you or sending you marketing/advertisement/ promotional materials. Such request may be made via email to the contact personnel named below.
• It is obligatory that you supply us with the personal data requested by us. If you choose not to supply us with your personal data or withdraw or limit the use of your personal data, we may reject your application for the services/products requested or we may not be able to continue providing you with the services/products you have requested.

By providing to us your personal data, you hereby consent to the processing of your personal data in accordance with all of the foregoing.

7) Amendments and Contact

• You will be notified of any material amendments to this Privacy Notice. Such notification may be mailed to you and form part of our monthly statement to you, notified to you via emails and/or accessible from our website at www.whitman.com.my. If you continue to use our services/products, you shall be deemed to have agreed to accept such changes.
• Complaints or enquiries relating to any matter concerning your personal data can be made to the following personnel:

Attention to : Whitman Independent Advisors Sdn. Bhd.

Mailing address : No. 19-2 , Level 1, Block E1,Jalan PJU 1/42, Dataran Prima,47301 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.

Telephone No : 03 – 7880 8359

Fax No : 03 – 7880 8615

• If you are a corporation supplying personal data of your directors, shareholders and/or officers to us, please do ensure that you have obtained their consent and bring this Privacy Notice to the attention of your directors, shareholders and/or officers whose personal data you are supplying/have been supplied to us.

Selaras dengan penguatkuasaan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) di Malaysia, sila luangkan masa anda untuk membaca Notis Privasi Whitman Independent Advisors Sdn Bhd di bawah.

NOTIS PRIVASI

Whitman Independent Advisors Sdn Bhd (“kami”) komited dalam mengekalkan privasi data peribadi yang diberi oleh (“anda”), selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”). Polisi ini (yang mungkin dipinda atau dikemaskini oleh kami dari semasa ke semasa) bertujuan untuk menggariskan bagaimana kami berhasrat untuk menyampaikan segala hak dan perlindungan yang anda layak di bawah Akta tersebut. Polisi ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan bahasa Melayu dan sekiranya terdapat apa-apa percanggahan dalam maksud antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Notis Privasi ini terpakai kepada individu-individu yang data peribadinya dikumpul dan diproses oleh kami (“data subjek”). Untuk tujuan Notis Privasi ini, istilah “data peribadi” mempunyai erti yang ditetapkan oleh Akta tersebut yang mana adalah seperti berikut:

“Data Peribadi” bererti apa-apa maklumat yang berkenaan dengan transaksi komersial, yang:

• sedang diproses secara keseluruhannya atau sebahagiannya melalui kelengkapan yang dikendalikan secara automatik sebagai tindak balas kepada arahan yang diberikan bagi tujuan itu;
• direkodkan dengan niat bahawa ia sepatutnya diproses secara keseluruhannya atau sebahagiannya melalui kelengkapan itu; atau
• direkodkan sebagai sebahagian daripada sistem pemfailan yang berkaitan atau dengan  niat bahawa ia sepatutnya menjadi sebahagian daripada sistem pemfailan yang berkaitan,

yang berhubungan secara langsung atau tidak langsung dengan seorang subjek data, yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat itu atau daripada maklumat itu dan maklumat lain dalam milikan seorang pengguna data, termasuk apa-apa data peribadi sensitive dan penyataan pendapat tentang subjek data itu; tetapi tidak termasuk apa-apa maklumat yang diproses bagi maksud suatu perniagaan pelaporan kredit yang dijalankan oleh sesuatu agensi pelaporan kredit di bawah Akta Agensi Pelaporan Kredit 2010.

Kami komited dalam mengekalkan privasi, keselamatan dan integriti data peribadi yang diberi oleh anda. Selaras dengan Akta tersebut, matlamat Notis Privasi ini adalah untuk menjelaskan cara kami menggunakan data peribadi anda dan pilihan-pilihan yang ada kepada anda untuk mengakses atau menghadkan akses kami kepada data peribadi anda.

1) Jenis-jenis data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh kami mungkin termasuk maklumat- maklumat seperti berikut:

• Nama, kewarganegaraan, tarikh lahir, nombor kad pengenalan / pasport, jantina, status pemastautin, status perkahwinan, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, bilangan tanggungan, butir-butir pekerjaan, jumlah pendapatan seisi, liabiliti, nilai bersih dan sumber dana / pendapatan anda;
• Data peribadi anda daripada pengawal selia dan agensi-agensi kerajaan; dan
• Apa-apa maklumat lain yang berkaitan yang kami mungkin perlu untuk menyediakan anda dengan perkhidmatan-perkhidmatan / produk-produk kami.

2) Kami mengumpul data peribadi anda untuk tujuan-tujuan yang berikut:

• Untuk menilai permohonan anda untuk perkhidmatan-perkhidmatan / produk-produk kami;
• Penyediaan perkhidmatan-perkhidmatan / produk-produk yang diminta oleh anda termasuk pengurusan pelaburan anda dan untuk memudahkan prosesproses operasi harian;
• Untuk memaklumkan anda tentang produk-produk atau perkhidmatan perkhidmatan baru yang ditawarkan oleh kami atau syarikat-syarikat berkaitan, bersekutu atau bergabung dengan kami melalui bahan-bahan, emel-e-mel atau panggilan-panggilan pemasaran/pengiklanan/promosi;
• Untuk mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan atau sebagaimana yang diarahkan oleh badan-badan kawal selia atau kerajaan;
• Untuk pemprofilan risiko dan melakukan penilaian kredit, pengubahan wang haram dan pemeriksaan pembiayaan keganasan dan pemeriksaan latar belakang yang lain;
• Untuk mencipta direktori atau pangkalan data sama ada disiarkan atau tidak;
• Untuk menjawab persoalan anda dan secara amnya untuk menyelesaikan kemusykilan atau aduan;
• Untuk menghantar notis-notis dan penyata-penyata; dan
• Untuk apa-apa tujuan-tujuan lain yang bersampingan atau berkaitan atau lanjutan kepada tujuan-tujuan di atas.
  
  (dirujuk secara kolektif sebagai “Tujuan-tujuan”)

Data peribadi yang dikumpul akan disimpan oleh kami adalah untuk tempoh yang dibenarkan / dikehendaki di bawah undang-undang Malaysia, yang mungkin berlanjutan ke tempoh selepas penamatan hubungan kontrak anda dengan kami.

3) Kami mengumpul data peribadi anda daripada pelbagai sumber, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Maklumat yang diberi oleh anda;
• Maklumat daripada pihak ketiga (seperti wakil-wakil anda, penasihat kewangan anda, ejen anda, bank anda, jika ada transaksi wang berkenaan dengan bank tersebut), analisis perdagangan dan rekod-rekod transaksi; dan
• Maklumat daripada domain awam.

4) Kami mengekalkan keselamatan data peribadi anda dengan cara-cara yang berikut:

• Kami mengekalkan sistem kawalan keselamatan yang mencukupi untuk melindungi privasi dan keselamatan data peribadi anda;
• Akses kepada data peribadi anda oleh kakitangan kami dihadkan kepada dasar asas perlu-tahu; dan
• Sekiranya kami melantik pembekal perkhidmatan pihak ketiga, ejen atau kontraktor untuk menyediakan perkhidmatan kepada kami, kami akan memastikan bahawa pihak ketiga ini mematuhi langkah-langkah keselamatan yang sama seperti yang diterima pakai oleh kami.

5) Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada :

• Pengarah-pengarah, pegawai-pegawai dan wakil-wakil penjual kami untuk tujuan yang berhubungan dengan permohonan dan penggunaan perkhidmatan- perkhidmatan / produk-produk kami oleh anda;
• Syarikat-syarikat berkaitan, bersekutu atau bergabung dengan kami;
• Badan-badan kawal selia seperti Bank Negara Malaysia, Suruhanjaya Sekuriti, Bursa Malaysia Securities Berhad, gedung penjelasan dan badan badan kawal selia yang lain yang mempunyai pengawasan ke atas kami dan aktiviti-aktiviti kami;
• Mana-mana pembekal perkhidmatan pihak ketiga, ejen atau kontraktor yang telah dilantik oleh kami untuk memberikan perkhidmatan kepada kami sama ada di dalam atau di luar Malaysia tertakluk kepada kawalan keselamatan yang mencukupi ke atas maklumat itu;
• Juruaudit, peguam, perunding dan penasihat lain kami;
• Pihak-pihak yang diberi kuasa oleh anda; dan
• Mana-mana pihak lain yang kepadanya penzahiran itu dikehendaki oleh undang-undang atau keperluan kawal selia atau menurut suatu perintah Mahkamah walau apa pun pihak-pihak yang dinyatakan mungkin berada di luar Malaysia, untuk mana-mana Tujuan-tujuan di atas atau apa-apa tujuan yang lain yang baginya data peribadi anda hendak dizahirkan pada masa pengumpulan atau mana-mana tujuan lain yang berkaitan secara langsung kepada mana-mana Tujuan-tujuan di atas.

6) Hak-hak dan pilihan-pilihan anda

• Anda mempunyai hak untuk mengakses dan meminta pembetulan maklumat peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak dikemas kini.
• Bagi tujuan-tujuan di atas, sila hubungi kakitangan yang butir-butirnya diberi dalam maklumat hubungan di bawah. Mengikut Akta ini:-
  • kami boleh mengenakan bayaran untuk memproses permintaan anda untuk akses; dan
  • kami boleh menolak permintaan anda untuk akses atau pembetulan.
• Jika anda tidak mahu menerima bahan-bahan pemasaran / iklan / promosi dari kami, anda mempunyai hak untuk meminta supaya kami berhenti menghubungi anda atau menghantar bahan-bahan pemasaran / iklan / promosi kepada anda. Permohonan seperti itu boleh dibuat melalui e-mel kepada kakitangan seperti yang disenaraikan di bawah.
• Ia adalah wajib untuk anda membekalkan kami dengan data peribadi yang diminta oleh kami. Jika anda memilih untuk tidak membekalkan kami dengan data peribadi anda atau menarik balik atau menghadkan penggunaan data peribadi anda, kami mungkin menolak permohonan anda untuk perkhidmatanperkhidmatan / produk-produk yang diminta atau kami mungkin tidak mampu untuk terus menyediakan anda dengan perkhidmatan-perkhidmatan / produk-produk anda diminta.

Dengan membekalkan kami dengan data peribadi anda, anda dengan ini bersetuju kepada pemprosesan data peribadi anda selaras dengan semua perkara di atas.

7) Pindaan dan Maklumat Perhubungan

• Anda akan dimaklumkan mengenai sebarang pindaan material kepada Notis Privasi ini. Pemberitahuan itu mungkin dihantar kepada anda dan menjadi sebahagian daripada penyata bulanan kami kepada anda, dimaklumkan kepada anda melalui e-mel dan/atau diakses melalui laman web kami di www.whitman.com.my. Jika anda terus menggunakan perkhidmatan-perkhidmatan / produk-produk kami, anda dianggap telah bersetuju untuk menerima apa-apa perubahan.
• Aduan-aduan atau pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan apa-apa perkara yang berkaitan dengan data peribadi anda boleh dibuat kepada kakitangan seperti berikut:

Kepada : Whitman Independent Advisors Sdn. Bhd.

Alamat Surat – Menyurat : No. 19-2 , Level 1, Block E1,Jalan PJU 1/42, Dataran Prima,47301 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.

Nombor Telefon : 03 – 7880 8359

Nombor Fax : 03 – 7880 8615

• Jika anda adalah sebuah syarikat yang membekalkan data peribadi pengarah, pemegang saham dan/atau pegawai anda kepada kami, sila pastikan anda telah mendapat persetujuan mereka dan membawa Notis Privasi ini kepada perhatian pengarah, pemegang saham dan/atau pegawai anda yang data peribadinya dibekalkan / telah dibekalkan kepada kami.